Selbständigkeit

Die erste Rechnung als Honorarkraft: Was drauf muss und was du vorher klärst

Der erste Einsatz ist zugesagt, jetzt braucht der Auftraggeber eine Rechnung. Was darauf gehört, ist gesetzlich geregelt und in zehn Minuten erledigt.

Lesezeit 6 Minuten · Zuletzt geprüft im August 2026

Freiberuflich oder Gewerbe?

Physiotherapie zählt zu den Katalogberufen und gilt als freiberufliche Tätigkeit. Das bedeutet: keine Gewerbeanmeldung, keine Gewerbesteuer, keine Pflichtmitgliedschaft in der IHK. Es gibt aber Grenzfälle. Verkaufst du bei einem Gesundheitstag zusätzlich Produkte oder liegt der Schwerpunkt eines Auftrags eher im Verkauf oder in der Organisation als in der fachlichen Leistung, kann das Finanzamt anders entscheiden.

Was du in jedem Fall brauchst: eine Steuernummer für die selbständige Tätigkeit. Die beantragst du beim Finanzamt über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.

Pflichtangaben auf der Rechnung

• Dein vollständiger Name und deine Anschrift
• Name und Anschrift des Auftraggebers
• Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum
• Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
• Menge und Art der Leistung, also zum Beispiel "Physiotherapeutische Betreuung Turniertag, 8 Stunden"
• Zeitpunkt der Leistung
• Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag, oder der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung

Umsatzsteuer: der Punkt, der am meisten verwirrt

Heilbehandlungen sind von der Umsatzsteuer befreit. Das gilt aber nur für die Behandlung von Krankheiten, in der Regel auf ärztliche Verordnung. Prävention, Sportbetreuung, Ergonomie-Beratung und Lehre sind keine Heilbehandlungen in diesem Sinne und damit grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig.

Für die meisten Einsteiger löst sich das über die Kleinunternehmerregelung: Bleibst du unter der Umsatzgrenze, weist du keine Umsatzsteuer aus und schreibst stattdessen den Hinweis auf die Regelung auf die Rechnung. Sobald du darüber kommst, wird es komplizierter, weil du dann zwei Arten von Leistungen mit unterschiedlicher Behandlung hast. Spätestens dann lohnt sich eine Steuerberatung.

Was du vor dem Einsatz klärst, nicht danach

1. Zahlungsziel. 14 Tage sind üblich, Vereine brauchen manchmal länger. Schreib es auf die Rechnung.
2. Anfahrt. Pauschal, nach Kilometern oder inklusive? Der häufigste Streitpunkt.
3. Ausfall. Was passiert, wenn das Turnier abgesagt wird? Eine Ausfallregelung ab 48 Stunden vorher ist fair und üblich.
4. Haftung und Versicherung. Deine eigene Berufshaftpflicht muss selbständige Einsätze abdecken.

Aufbewahrung

Rechnungen und Belege musst du aufbewahren, elektronisch reicht. Leg dir vom ersten Einsatz an einen Ordner je Jahr an und scanne Quittungen direkt nach dem Einsatz. Das spart bei der Steuererklärung mehr Zeit als jedes Buchhaltungstool.